L’agrément de domiciliation d’entreprise est indispensable à tout prestataire souhaitant proposer ces services en France. Une fois délivré, il est valable 6 ans. Comment obtenir cette autorisation ? Quels sont les conditions et les délais d’obtention ?
L’agrémentation de domiciliation, de quoi s’agit-il ?
L’agrémentation est une procédure obligatoire permettant aux sociétés de domiciliation de proposer leurs services aux entreprises.
Pour rappel, la domiciliation de l’entreprise fait référence à la désignation de son siège social. Cette adresse peut être le lieu d’exercice de l’activité ou une autre adresse stratégique obtenue auprès d’une société de domiciliation.
Depuis le 1er avril 2010, seuls les prestataires agrémentés peuvent proposer aux entreprises un service de domiciliation.
Qui délivre l’agrément de domiciliation d’entreprise ?
L’agrément de domiciliation d’entreprise est délivré par le préfet. Les services préfectoraux à contacter dépendent de l’adresse du siège de l’entreprise qui fournit le service de domiciliation, aussi appelé société domiciliataire.
Cette obligation est prévue par l’article L123-11-3 du code de commerce : “Nul ne peut exercer l’activité de domiciliation s’il n’est préalablement agréé par l’autorité administrative, avant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés”.
Qui demande l’agrément de domiciliation d’entreprise ?
L’agrément préfectoral pour la domiciliation d’entreprise peut être demandé par tout prestataire qui fournit à titre professionnel :
- Un siège social
- Une adresse commerciale
- Une adresse administrative
- Une adresse postale
- Et des services associés
Ces services sont par exemple la réception et le tri du courrier, la redirection d’appels ou encore la location d’une salle de réunion.
Comment préparer la demande d’agrément de domiciliation d’entreprise ?
Pour obtenir cet agrément préfectoral de domiciliation d’entreprise, la société doit être en mesure de justifier certains éléments :
- L’existence de locaux adaptés à l’usage prévu
- La mise à disposition de pièces pour la tenue de réunions
- La propriété des locaux ou un bail en cours
Cela suppose d’avoir sous la main plusieurs documents. Pour prouver qu’il s’agit d’authentiques locaux exploitables, la société peut fournir un plan de masse, des relevés de cadastres ou encore des photographies prises sur les lieux.
La pièce mise à la disposition du domicilié doit garantir la confidentialité attendue pour la tenue de réunions régulières de direction et d’administration, ainsi que pour la consultation des documents comme les livres de compte ou les registres.
S’agissant de capacité à disposer du bien, elle peut transmettre un acte notarié ou un contrat de bail, par exemple.
Qu’est-ce que la condition d’honorabilité pour la délivrance de l’agrément ?
La délivrance de l’agrément est par ailleurs soumise à l’examen de l’« honorabilité » du demandeur, dirigeant personne physique ou représentant de la personne morale. Ce terme assez vague est évalué par des critères très concrets.
Absence de condamnation pénale
Le demandeur ne doit pas avoir été condamné pour crime ou pour certains faits donnant lieu à une peine d’emprisonnement d’au moins 3 mois sans sursis. Ces faits sont ceux listés au 3° du II de l’article L123-11-3. On retrouve entre autres : le blanchiment, la falsification de titres, la fraude fiscale, etc.
Pas de retrait récent de l’agrément
L’agrémentation ne peut pas non plus être accordée en cas de retrait de l’agrément de l’activité de domiciliation prononcé depuis moins de 5 ans par sanction disciplinaire ou administrative.
Pas de faillite ou de mesure d’interdiction
Le dirigeant ou le représentant ne peut pas avoir été frappé de faillite, ou faire l’objet d’une mesure d’échéance ou d’interdiction (de diriger, de gérer, d’administrer …) pouvant être prononcée par le tribunal à la place de la faillite.
Comment faire la demande d’agrément de domiciliation d’entreprise ?
Les démarches de demande d’agrément pour la domiciliation d’entreprise se font auprès des services préfectoraux en leur soumettant un dossier complet. Il comprend notamment les justificatifs permettant d’attester de la conformité des locaux à l’activité de domiciliation d’entreprise.
Les documents complémentaires évoluent ensuite selon le statut du demandeur.
La demande d’une personne physique, entreprise individuelle
Lorsque la demande est déposée en tant que personne physique pour une entreprise individuelle, voici les pièces spécifiques à fournir :
- L’attestation d’honorabilité de l’exploitant individuel
- La copie de la pièce d’identité en cours de validité
- Le formulaire pour entrepreneurs individuels
Le formulaire comprend des informations générales, comme les nom, prénom, date de naissance, domicile personnel, profession…
La demande d’une personne morale, société
Quand la demande d’agrément est déposée pour une société, il faut fournir les éléments qui concernent le dirigeant, mais aussi les actionnaires ou les associés détenant au moins 25 % du capital social :
- La copie des statuts de la société
- La copie de la pièce d’identité du dirigeant, des actionnaires ou associés
- L’attestation d’honorabilité du dirigeant, des actionnaires ou associés
- Le formulaire prévu pour les personnes morales.
Ce formulaire inclut des champs de renseignement sur la société (forme juridique, raison sociale…) qui ne figurent pas sur celui réservé aux entrepreneurs individuels.
Quels sont les délais d’obtention de l’agrément de domiciliation ?
Le préfet dispose de deux mois pour rendre sa décision à partir de la date de réception de la demande. Passé ce délai, l’absence de réponse des services préfectoraux vaut rejet de la demande. Si l’agrément est accordé, il est valable 6 ans.
